Wirtschaft

Drei Tipps für effektives Arbeiten im Büro

Effektives Arbeiten im BüroDrei Tipps für effektives Arbeiten im Büro

Zahlreiche Büroarbeiter in Deutschland haben regelmäßig mit Überstunden zu kämpfen, da sie den Berg an anfallender Arbeit kaum noch bewältigen können. Fehlende Motivation ist nur in den seltensten Fällen der Grund dafür. Vielmehr sind es der Mangel an Organisation des Arbeitsalltags und ineffiziente Lösungen zur Abwicklung von Aufträgen. Es fehlt vielen Unternehmen noch an modernen und wirtschaftlichen Arbeitsmitteln und -plänen.
In diesem Artikel finden Sie drei hilfreiche Tipps, die zu großen Veränderungen und mehr Effizienz führen können.

Optimierung des Zeitmanagements

Hier noch 20 E-Mails beantworten, da noch dem Kollegium eine Zusammenfassung der letzten Besprechung erstellen und dann auch noch eine Reihe von Kundengesprächen führen – wann soll der Tag nur enden? Wer keine klar definierten Ziele setzt und planlos mit der Arbeit beginnt, wird das im zeitlichen Sinne deutlich spüren. Um dies zu verhindern, sind nicht nur präzise Zeitpläne von Vorteil, auch eine interne Richtlinie zur Beantwortung von E-Mails kann sich als sehr nützlich erweisen.

Täglich ist der elektronische Posteingang mit unzähligen Nachrichten gefüllt – und dabei ist meist nur ein Bruchteil von Bedeutung.

Wer seinen E-Mail-Eingang ständig im Blick hat und seine Arbeit bei jeder eingehenden Nachricht unterbricht, wird nicht nur von der eigentlichen Arbeit abgelenkt, sondern verliert auch Zeit. Legen Sie stattdessen feste Zeiten für E-Mails fest. Hilfreich kann ein gutes E-Mail-Programm sein, das viel Arbeit für Sie übernimmt und zum Beispiel eigenständig herausfiltern kann, welche Nachrichten wichtig sind und welche nicht sofort beantwortet werden müssen.

E-Mail Eingang ständig im Blick
Wer seinen E-Mail-Eingang ständig im Blick hat und seine Arbeit bei jeder eingehenden Nachricht unterbricht, wird nicht nur von der eigentlichen Arbeit abgelenkt, sondern verliert auch Zeit – stock.adobe © NicoElNino #171028224

Datenbanksystem zur effektiven Kunden- und Auftragsabwicklung

Wer auf der Arbeit hauptsächlich oder viel mit Angeboten, Aufträgen, Bestellungen und Rechnungen zu tun hat, spart sich viel Papierkram, Organisation und Zeit, wenn ein hilfreiches Datenbanksystem verwendet wird.

Beispielsweise kann ein Programm wie das SolarWinds Datenbankoptimierung dabei helfen, Daten geschäftliche Aktivitäten zu organisieren und einfach zugänglich zu machen. Darüber hinaus lassen sich dort Kundendaten erfassen und zahlreiche Informationen ergänzen. Es können automatisierte Vorgänge erstellt werden, die jede Menge menschlicher Arbeit abnehmen können.

Datenbanksystem zur effektiven Kunden- und Auftragsabwicklung
Datenbanksystem zur effektiven Kunden- und Auftragsabwicklung – stock.adobe © joyfotoliakid #294333027

Einheitliches System und moderne Bürotechnik für die Organisation

Organisation ist ein sehr wichtiges Stichwort im Büro. Speziell in Büros, in denen mehrere Personen zusammenarbeiten, muss Ordnung herrschen. Die Rede ist dabei nicht nur vom eigenen Arbeitsplatz, sondern vor allem, was Akten, Formulare, Materialien und Arbeitsmittel betrifft, die von jedermann genutzt werden.

Feste Plätze sowie Beschriftungen sind ein Muss, um die Übersicht behalten zu können und auf der Such nach benötigten Informationen keine Zeit zu verlieren.

Die Organisation bezieht sich allerdings nicht allein auf die räumlichen Gegebenheiten. Auch eine organisierte Kommunikation und ausreichender Zugang zu Arbeitsmitteln wie Dokumentenscanner und Drucker sind enorm wichtig, um effizient arbeiten zu können. Interne Chat-Funktionen für die Mitarbeiter und Headsets zum Telefonieren haben sich in den letzten Jahren als moderne und nützliche Bürohelfer erwiesen.

Planung ist alles

Es ist wirklich von hoher Bedeutung, sich Zeit für die Planung zu nehmen. Im Büroalltag kann nicht alles von heute auf morgen perfekt funktionieren.
Sind allerdings die richtigen Gedankenansätze schon einmal vorhanden und Ideen zur Verwirklichung effektiverer Arbeit gesammelt, ist die Umsetzung nur noch einen Katzensprung entfernt. Starten Sie mit einigen Maßnahmen, um Mitarbeiter zu entlasten und dadurch auch neue Motivation und Freude am Arbeitsplatz zu schaffen.


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